EFT GAYRİMENKUL YATIRIM DANIŞMANLIĞI
VE PAZARLAMA A.Ş.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
İÇİNDEKİLER
5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ PRENSİPLERİ. 3
5.1 Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma. 3
5.2 Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma. 3
5.3 Belirlilik ve Şeffaflık.. 3
5.4 İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma. 3
6. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI. 4
7. KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME AMAÇLARI. 4
8. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI. 5
8.1 Yurtiçinde Kişisel Verilerin Aktarımı 5
8.2 Yurtdışına Kişisel Verilerin Aktarımı 5
9. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARINI KULLANMASI. 6
9.1 Kişisel Veri Sahibinin Hakları 6
9.2 Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller. 6
9.3 Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması 7
9.4 Başvurunun Eft Gayrimenkul Tarafından Değerlendirilmesi 7
10. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi. 8
10.1 Azami Sürelerin Belirlenmesi ve İmha. 8
10.2 Kişisel Verilerin Güvenli Saklanmasına ve İmhasına İlişkin Alınan Önlemler. 8
11. Yürürlük ve Gözden Geçirme.. 9
|
Açık Rıza |
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
|
EFT Gayrimenkul / Şirket |
EFT Gayrimenkul Yatırım Ve Pazarlama A.Ş. |
|
İmha |
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
|
Kişisel Veri |
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
|
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi |
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. |
|
Kişisel Verilerin İşlenmesi
|
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
|
Kişisel Verilerin Silinmesi |
Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. |
|
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi |
Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
|
KVK Kurulu / Kurul |
Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
|
KVKK |
7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
|
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
|
Periyodik İmha |
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
|
Veri İşleyen |
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişi. |
|
Veri Sahibi/ İlgili Kişi(ler) |
Şirket’in ticari ilişki içinde bulunduğu çalışanları, müşterileri, iş ortakları, hissedarları, yetkilileri, potansiyel müşterileri, aday çalışanları, stajyerleri, ziyaretçileri, tedarikçileri, işbirliği içinde çalıştığı kurumların çalışanları, üçüncü kişiler ve burada sayılanlarla sınırlı |
|
Veri Sorumlusu |
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
Bu politikanın amacı EFT Gayrimenkul’ün, mevcut müşterileri, potansiyel müşterileri, iş ortakları, pay sahipleri, şirket yöneticileri, şirket hissedarları, şirket yetkilileri, çalışan ve çalışan adayları, danışmanlık hizmeti verdiği kişi ve kurumların çalışanları, Şirket faaliyeti kapsamında Şirket’in meşru ve kanuna uygun yol ve yöntemlerle elde etmiş olduğu gayrimenkul sahiplerinin, işbirliği içinde bulunulan kurum çalışanları ve yetkilileri ile ilgili üçüncü kişilere ait kişisel verilerin işlenmesini ve korunmasını sağlamak için izlenecek yöntem ve ilkeleri düzenlemektir.
Bu politika, Şirket tarafından yönetilen, tüm kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına
yönelik yürütülen faaliyetlerde uygulanmaktadır.
Bu politika; ortaklarımızın, yetkililerimizin, danışmanlık hizmeti verdiği kişi ve kurumların çalışanları, Şirket faaliyeti kapsamında Şirket’in meşru ve kanuna uygun yol ve yöntemlerle elde etmiş olduğu gayrimenkul sahiplerinin, müşterilerimizin çalışanlarının, ortaklarının, yetkililerinin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının, hissedarlarının, yetkililerinin ve üçüncü kişilerin işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
Bu Politika, Şirket uygulamalarının ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kurallara göre
düzenlenmesinden oluşturulmuştur. Mevzuat hükümleri ile Politika hükümleri arasında çelişki bulunması halinde, güncel mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
Veri sorumlusu sıfatıyla Şirketimiz;
amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri
almakla yükümlüdür.
Şirketimiz süreçlerinde kullanılan veriler yasada öngörüldüğü şekilde kişisel veri ve özel nitelikli kişisel veri olarak sınıflandırılmaktadır, aşağıdaki prensiplere göre işlenmekte, güvenli bir şekilde muhafaza edilmekte ve üçüncü taraflara aktarılmaktadır.
Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda EFT Gayrimenkul, kişisel verilerin
işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği
dışında kullanmamaktadır.
Şirketimiz kişisel verileri, tam ve doğru bir şekilde muhafaza etmekte ve gerektiğinde güncellenmektedir. Şirket, kişisel verilerin doğru veya güncel olmaması halinde söz konusu verilerin düzeltilmesi, değiştirilmesi, güncellenmesi veya silinmesini tespit etmek amacıyla gerekli düzenlemeleri yapmaktadır.
Şirket, kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlarla işler ve ilgili kişiye şeffaf kıldığı veri toplama ve işleme amaçları haricinde, başkaca amaçlarla veri işlememektedir. Amacın meşru olması, Şirket’in işlediği verilerin, yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelmektedir.
Şirket tarafından işlenen kişisel veriler, yalnızca belirtilen amaç ile tutarlı olacak şekilde ve bu bağlamda makul bir sınırlama yapılarak işlenmektedir. İleride söz konusu olabilecek olası veri işleme amaçları için kişisel veri toplanmayacağı gibi, kişisel verilerin elde edilme amacına uygun olmayan hiçbir şekilde bu veriler kullanılmamakta, işlenmemekte ve aktarılmamaktadır.
“En az” veri ilkesi uyarınca kişisel veriler, elde edilme amacıyla sınırlı ve ölçülü tutulmakta olup, bu amaç kapsamında gereksinim olmayan veriler tutulmamaktadır.
Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren esas amacın ortadan kalkması ve artık bu verilere ihtiyaç duyulmaması hâlinde söz konusu kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Kanunlarda verilerin tutulmasına ilişkin sürelerin öngörülmesi hâlinde ise bu veriler, ilgili mevzuatta öngörülen sürelere uygun olacak şekilde muhafaza edilmekte; mevzuatta öngörülen sürenin dolmasından sonra ise bu veriler Şirketimiz tarafından işbu Politika’nın 10. Maddesine uygun olarak, belirli aralıklarla kontrol edilerek, verilerin saklandığı sistemlerden/cihazlardan veya fiziksel olarak bulunduğu ortamlardan silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Şirketimiz kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili olarak veri sahibini tam ve gereği gibi bilgilendirmekte/aydınlatmaktadır. Gereken durumlarda, veri sahibinin söz konusu işleme ile ilgili olarak onayını almakta, vermiş olduğu onayı dilediğinde geri çekme veya verileri ile ilgili talepte bulunma seçeneği sunmaktadır. Şirketimiz, ilgili veri sahibi kişi onayını geri aldıktan sonra, ilgili kişiye ait kişisel verileri işbu Politika’ da belirtilen diğer prensipler dâhilinde ele almaktadır.
Özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:
Şirketimiz, KVKK’nın 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi
sırasında ilgili kişileri aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile ilgili kişilerin KVKK madde 11 kapsamında sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır.
Şirketimiz, KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir. Bu amaçlar ve koşullar;
· Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin şirketimizin ilgili faaliyette bulunmasının Kanunlarda
açıkça öngörülmesi,
· Kişisel verilerinizin Şirketimiz tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla
doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
· Kişisel verilerinizin işlenmesinin Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için
zorunlu olması,
· Kişisel verilerinizin sizler tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; sizlerin alenileştirme
amacıyla sınırlı bir şekilde EFT Gayrimenkul tarafından işlenmesi,
· Kişisel verilerinizin EFT Gayrimenkul tarafından işlenmesinin Şirketimizin veya sizlerin veya
üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
· Sizlerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket meşru menfaatleri
için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,
· EFT Gayrimenkul tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının kişisel veri sahibinin ya
da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu
durumda da kişisel veri sahibinin fiili veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak
durumda bulunması.
Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, KVKK kapsamında öngörülen
şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak Şirket
tarafından açık rızanız talep edilecektir.
Şirketimiz, kişisel verilerin aktarılması konusunda KVKK’da öngörülen ve KVK Kurulu tarafından alınan karar ve ilgili düzenlemelere uygun bir şekilde hareket etmek sorumluluğu altındadır.
Şirket tarafından ilgililere ait kişisel veriler ve özel nitelikli veriler ilgili kişinin açık rızası olmadan başka gerçek kişilere veya tüzel kişilere aktarılamaz. Şu kadar ki, KVKK ve diğer Kanunların zorunlu kıldığı durumlarda ilgilinin açık rızası olmadan da veriler mevzuatta öngörülen şekilde ve sınırlarla bağlı olarak yetkili kılınan idari veya adli kurum veya kuruluşa aktarılabilir. Ayrıca, Kanunun 5. ve 6. maddelerinde öngörülen durumlarda ilgilinin rızası olmaksızın da aktarım mümkündür. Şirket, kişisel verileri Kanunda ve ilgili diğer mevzuatta öngörülen şartlara uygun olarak ve mevzuatta belirtilen tüm güvenlik önlemlerini alarak şayet veri sahibi kişi ile imzalı mevcut bir sözleşme var ise, söz konusu sözleşmede ve Kanun veya ilgili diğer mevzuatta aksi düzenlenmediği sürece Türkiye’de bulunan üçüncü kişilere aktarabilir.
Şirket, kişisel verileri Türkiye’de üçüncü kişilere aktarabileceği gibi, Türkiye’de işlenerek veya Türkiye dışında işlenip muhafaza edilmek üzere, dış kaynak kullanımı dâhil yukarıda da yer verildiği gibi Kanunda ve ilgili diğer mevzuatta öngörülen şartlara uygun olarak ve mevzuatta belirtilen tüm güvenlik önlemlerini alarak şayet veri sahibi kişi ile imzalı mevcut bir sözleşme var ise, söz konusu sözleşmede ve Kanun veya ilgili diğer mevzuatta aksi düzenlenmediği sürece yurt dışına da aktarabilir. KVKK’da belirtilen kişisel verilerin aktarımına ilişkin açık rızanın aranmadığı istisnai durumlarda, rızasız
işlenme ve aktarma şartlarına ek olarak, verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması şartı aranmaktadır.
Yeterli korumanın sağlanıp sağlanmadığını Kişisel Verileri Koruma Kurulu belirleyecek olup; yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise, hem Türkiye’deki hem de ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulunun izninin bulunması gerekmektedir.
Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:
Kişisel veri sahipleri, KVKK’nın 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVKK kapsamı
dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda yukarıda belirtilen haklarını ileri
süremezler:
KVKK’nın 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın
giderilmesini talep etme hakkı hariç, yukarıda sayılan diğer haklarını ileri süremezler:
Yukarıda belirtilen hakları kullanmak ile ilgili taleplerin aşağıdaki usule uygun olarak yapılması gerekmektedir.
b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için
uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
d) Talep konusu,
bulunması zorunludur.
Kişisel veri sahibinin talep ettiği işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Veri
Sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez. Başvurunun Veri Sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.
Başvuruyu alan Veri Sorumlusu; başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en
kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandıracaktır. Şirket, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. EFT Gayrimenkul, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
EFT Gayrimenkul, başvuruyu kabul edecek veya gerekçesini açıklayarak reddedecektir.
İlgili Kişinin talebinin kabul edilmesi hâlinde, Veri Sorumlusunca talebin gereği en kısa sürede yerine getirilir ve İlgili Kişiye bilgi verilir.
Veri Sorumlusu, cevabını İlgili Kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirecektir.
Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından
başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
Şirket, Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreleri belirlerken Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkındaki Yönetmeliğin usul ve esaslarını dikkate alır.
a) İlgili veri kategorisiyle alakalı olarak işleme amacıyla Şirket’in faaliyet gösterdiği sektörün genel teamül olarak ne kadar süre gerekli olduğu,
b) İlgili veri kategorisinde yer alan kişisel verinin işlenmesini gerekli kılan ilgili kişiyle tesis edilen hukuki ilişkinin ne kadar süre devam edeceği,
c) İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak Şirket’in elde edeceği meşru menfaatin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak ne kadar süre geçerli olacağı,
d) İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak saklanmasının yaratacağı risk, maliyet ve sorumlulukların hukuken ne kadar süre devam edeceği,
e) Belirlenecek azami sürenin ilgili veri kategorisinin doğru ve güncel tutulmasına elverişli olup olmadığı,
f) Şirket’in hukuki yükümlülükleri gereği ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel verileri ne kadar süre saklamak zorunda olduğu,
g) Şirket’in ilgili kişisel veri kategorisinde yer alan kişisel veriye bağlı bir hakkın ileri sürülmesi için belirlenen zamanaşımı süresinin ne kadar olduğu, dikkate alınır.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
EFT Gayrimenkul, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerinin hukuka uygun olarak imha edilmesi için teknik ve idari tedbirleri almakta yükümlü olmakla birlikte bu tedbirleri ilgili kişilere duyurmak ve uygulanmasını sağlamakla yükümlüdür.
Şirket, Kişisel Veri İşleme Envanterine paralel olarak, dijital ortamlarında ve fiziksel ortamlarında tuttuğu kişisel verileri, 6 ayı geçemeyecek şekilde periyodik kontrol edeceğini ve işlendikleri amaç sona erdiğinde söz konusu verileri sileceğini, yok edeceğini veya anonim hale getireceğini taahhüt eder.
Bu kapsamda, açık rızası olan ve olmayan müşteriler için müşteri ile Şirket arasında mevcut ticari ilişkinin sona erdiği tarihten itibaren hukuki süre başlar, hukuki süre dolduktan sonra ilk periyodik silme tarihinde silme işlemi gerçekleştirilir.
Açık rızası olan ve olmayan çalışanlar için iş sözleşmesinin sona erdiği andan itibaren hukuki süre başlar, hukuki süre dolduktan sonra ilk periyodik silme döneminde silme işlemi gerçekleştirilir.
Bu Politika dokümanı, EFT Gayrimenkul Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı andan
itibaren yürürlüğe girer. İşbu Politika her halükarda yılda bir kez ve gereken durumlarda gözden geçirilir, gerekli değişiklikler varsa, güncellenir.
Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yürürlükte bulunan mevzuat ile EFT Gayrimenkul KVK Politikası arasında çelişki bulunması halinde, yürürlükte bulunan mevzuat uygulanacaktır.
